Projekt Dokumentenmanagement  - Stadt Witten

Projekt Dokumentenmanagement

… für die Menschen …

Wenn wir heute über eGovernment sprechen, also über einen Weg, Informationen innerhalb und zwischen Behörden und Unternehmen bzw. Bürgerinnen und Bürgern digital auszutauschen und zu bearbeiten, dann sollte die gute alte Papierakte in den wohlverdienten Ruhestand gehen dürfen. Sie war lange genug eine verlässliche Stütze der Verwaltung.
Das Projekt dms kümmert sich um den Austausch des Mediums. p(apier) Akten verlassen Amt für Amt die Stadtverwaltung und werden durch e(lektronische) Akten ersetzt.

Aufgaben und Zuständigkeiten

Das Projekt dms ist die Basiskomponente für die Wittener Aktivitäten im eGovernment und gleichzeitig dafür verantwortlich, dass die pAkten in der Verwaltung abgelöst werden.

Daten, die die Verwaltung über die Angebote im Internet erreichen, werden im Rathaus nicht ausgedruckt und dann in pAkten geheftet, sondern fließen automatisiert in die eAkten.
Die Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung erfolgt mittlerweile auch mittels eAkten. Das hat positive Auswirkungen auf die Verfügbarkeit von Vorgängen und damit auf die Auskunftsfähigkeit der Behörde. Viele Geschäftsbereiche arbeiten heute ohne jegliche pAkte, beispielsweise das Amt für Wohnen und Soziales, die Ausländerbehörde, das Rechtsamt oder das Organisations- und Personalamt. Auch Baulasten befinden sich in der eAkte, Vergabevorgänge werden digital geführt, der Anordnungsworkflow funktioniert digital und der Aktenbestand aller Wittener Hausanschlüsse im Entwässerungsbereich ist in eAkten enthalten.

Damit befindet sich die Wittener Verwaltung bundesweit in der Spitzengruppe der Behörden, die sich der zeitgemäßen Infrastruktur bedient.

Die Wittener Erfahrungen mit der eAkte stoßen auch über die Stadtgrenzen hinaus auf Interesse; sogar die Berliner Fraunhofer Gesellschaft FOKUS ist auf die eAkte Witten aufmerksam geworden.

Herausforderungen

Die im Rathaus vorhandenen Aufgabengebiete arbeiten fast vollständig mit eAkten. Kleinere Außenstandorte wie z.B. Hauptstr. 60 (mit dem Rechnungsprüfungsamt) ebenfalls.
Im technischen Rathaus hat dms bereits Einzug gehalten. Wegen der anstehenden Rathaussanierung liegt der Fokus aktuell aber in erster Linie weiter auf dem Rathaus.


Ihre Ansprechperson


Herr Staupe

Volker.Staupe@­stadt-witten.de 02302/581-1026 Dokumentenmanagement Adresse |

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