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Emsiges Treiben im Innenhof des Rathaussüdflügels. Foto Jörg Fruck

Rathaussanierung

Rathaus und Service

Öffnungszeiten: Verwaltung erarbeitet ein neues Konzept - Vier „Pilotämter“ machen den Anfang

Öffnungszeiten (Grafik: Jörg Fruck, Stadt Witten)

Was verbindet die Rathaussanierung und die städtischen Öffnungszeiten miteinander? Richtig: Beide haben die (Zukunfts-)Ziele Modernisierung und Bürgerfreundlichkeit.

Die Arbeiten am Südflügel, der auch das RathausForum als zentrale Anlaufstelle für Bürger/innen beheimaten wird, sind aktuell in vollem Gange. Während der Umbau voran schreitet, beschäftigt sich das städtische Organisations- und Personalamt mit der Frage: Wie lässt sich zur baulichen Modernität und Bürgerfreundlichkeit auch das richtige innere Konzept von Services und Öffnungszeiten finden? Sprich: Wie schafft man es, dass die Arbeit der Verwaltung auch in Zukunft beides schafft: Sie muss den inneren Erledigungserfordernissen ebenso gerecht werden wie den Bedürfnissen der Bürger/innen.

„Außen neu“ braucht auch innen Neues

Anlass der neuen Denkens ist nicht alleine das Bauprojekt, sondern vor allem bedeutsame Veränderungen: die Arbeitsverdichtung einerseits und digitale Erleichterungen andererseits. Immer mehr Anliegen können einfach online erledigt werden (eGovernment), ohne einen Fuß vor die Tür zu setzen. Und da, wo ein persönliches Erscheinen nötig ist, sind Online-Terminvereinbarungen gefragter denn je. Hier fügen sich die Interessen der Dienstleistenden und der Kund/innen gut zusammen: Für beide Seiten ist es oft angenehmer, genau zu wissen, wann ein Anliegen bearbeitet wird.

Ab Januar 2019 gelten zunächst für vier „Pilot-Ämter“ – Ordnungsamt, Amt für Wohnen und Soziales, Amt für Jugendhilfe und Schule (Sachgebiet Beistandschaften und Unterhaltsvorschuss), Amt für Finanzbuchhaltung und Steuern (Abteilungen Zahlungsabwicklung/ Stadtkasse und Steuern) – neue Überlegungen zu den Öffnungszeiten.  Warum diese Ämter? Weil die drei erstgenannten besonders publikumsstark sind und später natürlich auch in den Südflügel-Etagen oberhalb des RathausForums zu finden sein werden.

Ziel ist, dass sich die Bürger/innen im „neuen“ Rathaus möglichst leicht orientieren können, welche Verwaltungseinheit man wann und wie erreichen kann. Das ist gar nicht so leicht bei einem Gemischtwarenladen wie einer Kommune: Wittens Verwaltung hat 4 Dezernate mit ca. 30 Organisationsbereichen. Und so, wie ein Bäcker andere Arbeitszeiten hat als ein Gastwirt, hat beispielsweise die Abteilung Erziehungshilfe ganz andere Arbeits(zeit)erfordernisse als die Bußgeldsachbearbeitung.

Neues Konzept der städtischen Öffnungszeiten

Die „Öffnungszeiten“, wie man sie gemeinhin nennt, werden künftig gezielt unterschieden als „Servicezeiten mit Termin“ und „Servicezeiten ohne Termin“. Im Grunde wie beim Arzt: Wer einen Termin hat, hat eine klare Orientierung und kann fest planen. Wer spontan vorbeikommt (offene Sprechstunde), muss wahrscheinlich warten oder im schlimmsten Fall unverrichteter Dinge wieder gehen. Das soll natürlich nicht sein.

•           Für die Pilotämter gelten folgende ‚Servicezeiten o h n e Termin‘:

montags, dienstags, donnerstags und freitags von 8.30 bis 12 Uhr und dienstags von 14 bis 16 Uhr. Das Ordnungsamt startet an vier Tagen sogar etwas früher: montags, dienstags, donnerstags und freitags ab 8 Uhr.

Haben die Mitarbeitenden also mittwochs und an vier Nachmittagen Freizeit? Eine Scherzfrage. Der Mittwoch ist schon heute in vielen Verwaltungsbereichen ein Tag, der stark für die notwendigen Backoffice-Arbeiten (d.h. für das Aufarbeiten dessen, was während der Servicezeiten eingegangen ist)  genutzt wird.

Für die übrigen Nachmittage gilt:

•           Speziell die Nachmittage sollen ‚Servicezeiten m i t Termin‘ sein.

Diese Termine bestimmen die Ämter individuell: so, dass es zum Bedarf der Bürger/innen passt und ebenso zur Aufgabenerledigung des Amtes. Wer einen Termin vereinbaren will, tut das wie gewohnt weiterhin auf den bewährten oder gewünschten Wegen: telefonisch, persönlich oder per E-Mail.

In einer Vereinfachung der Terminvereinbarung liegt – man ahnt es längst – natürlich die nächste Mega-Aufgabe des Organisations- und Personalamtes, gemeinsam mit der städtischen IT und allen Arbeitsbereichen.

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